Bestelleingang & Auftragserfassung automatisieren
Bestellungen kommen als PDF, E-Mail-Text oder Portal-Download und enden heute als Tipparbeit im ERP. So sieht der Ablauf aus, wenn meshberry ihn übernimmt.
So läuft es heute in vielen Betrieben
- Bestellungen treffen im Sammelpostfach ein: als PDF-Anhang, Freitext-Mail oder über Kundenportale.
- Der Innendienst öffnet jede Bestellung, sucht Kundennummer, Positionen, Mengen und Wunschtermine heraus.
- Die Angaben werden Position für Position ins ERP übertragen und gegen Artikelstamm und Konditionen geprüft.
- Bei Unklarheiten beginnt die Rückfragen-Schleife per E-Mail oder Telefon, der Vorgang bleibt liegen.
Der automatisierte Zielablauf
- 1
Eingang erfassen
Neue Bestellungen werden automatisch aus Postfächern und Portalen aufgenommen, unabhängig vom Format.
- 2
Positionen erkennen
Kunde, Bestellnummer, Positionen, Mengen und Termine werden ausgelesen und strukturiert.
- 3
Gegen Ihr ERP prüfen
Artikelnummern, Konditionen und Lieferfähigkeit werden gegen Ihre Stammdaten validiert. Ihre Geschäftsregeln entscheiden.
- 4
Auftrag anlegen
Eindeutige Bestellungen werden als Auftrag im ERP angelegt und protokolliert, ohne manuelle Erfassung.
Die Rolle Ihres Teams
Ihr Innendienst verschwindet nicht, er wechselt die Rolle: Statt jede Bestellung abzutippen, prüft er nur noch die Fälle, die das System als unsicher markiert, etwa unbekannte Artikel, auffällige Mengen oder unklare Bezüge. Mit allen erkannten Daten als Vorschlag, damit die Entscheidung Sekunden dauert statt Minuten.
Typische Systemlandschaft
Was Sie realistisch erwarten können
- Deutlich weniger manuelle Erfassung: Ihr Team bearbeitet Ausnahmen statt Routinefälle.
- Kürzere Zeit vom Bestelleingang bis zum angelegten Auftrag, auch bei Lastspitzen.
- Weniger Übertragungsfehler, weil Daten nicht mehr abgetippt werden.
- Ein Protokoll je Vorgang: Wer wissen will, warum ein Auftrag so angelegt wurde, findet die Antwort.
Konkrete Kennzahlen nennen wir erst, wenn Ihr Pilot sie liefert. Zahlen aus fremden Projekten wären für Ihre Entscheidung wertlos.
Wie viele Bestellungen erfasst Ihr Team pro Monat von Hand?
Im Automatisierungs-Check bewerten wir Potenzial und Systemintegration für Ihren konkreten Bestelleingang.